Charges récupérables ou non : le guide du bailleur

Avant d'envoyer un appel de provisions ou d'établir une régularisation annuelle, une question revient sans cesse chez les bailleurs : cette dépense est-elle récupérable sur mon locataire, ou reste-t-elle à ma charge ? La réponse ne relève pas d'un choix du propriétaire : elle est fixée par un texte réglementaire précis, le décret n°87-713 du 26 août 1987, qui dresse une liste limitative. Ce guide répertorie, poste par poste, ce que vous pouvez facturer et ce que vous ne pouvez pas facturer — à consulter avant chaque appel de charges, chaque régularisation, ou chaque échange avec un locataire qui conteste une ligne de son décompte.

Le principe : une liste fermée, pas un choix du bailleur

Le décret n°87-713 du 26 août 1987 fixe la liste des charges récupérables de manière limitative : le propriétaire ne peut pas y ajouter une dépense de son choix, même si elle est directement liée à l'usage du logement ou de l'immeuble. Toute charge absente de cette liste reste à la charge exclusive du bailleur, quelle que soit sa nature ou son montant.

Ce principe protège le locataire contre une facturation arbitraire, mais il impose aussi au bailleur une vigilance constante : facturer une charge non récupérable, même de bonne foi, expose à devoir rembourser les sommes perçues à tort, avec un délai de prescription de 3 ans pour le locataire qui conteste.

Ce que vous pouvez facturer au locataire

Poste de charge	Récupérable ?	Précision
Eau froide et eau chaude	Oui	Consommation individuelle ou collective, entretien courant des compteurs
Chauffage collectif	Oui	Combustible ou énergie consommée, entretien courant de la chaufferie
Électricité des parties communes	Oui	Éclairage des halls, escaliers, caves, parkings, minuteries
Nettoyage des parties communes	Oui	Produits d'entretien, rémunération du prestataire de ménage
Gardien ou concierge	Oui (75 % ou 40 %)	75 % si entretien + sortie des poubelles, 40 % pour une seule des deux tâches
Ascenseur	Oui	Électricité, entretien courant, menues réparations — pas le remplacement
Espaces verts	Oui	Tonte, taille, arrosage, remplacement de végétaux courants
Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM)	Oui	Intégralement récupérable sur le locataire
Redevance d'assainissement	Oui	Récupérable au même titre que l'eau

Ce que vous ne pouvez PAS facturer

Poste de charge	Récupérable ?	Précision
Grosses réparations (article 606 du Code civil)	Non	Toiture, murs porteurs, canalisations principales
Honoraires du syndic	Non	Gestion courante et frais de contentieux compris
Assurance de l'immeuble	Non	PNO, multirisque immeuble — sauf clause contraire rare
Taxe foncière (hors TEOM)	Non	Seule la ligne TEOM figurant sur l'avis est récupérable
Remplacement d'équipements vétustes	Non	Ascenseur, chaudière collective, toiture entière
Ravalement de façade	Non	Travaux d'embellissement ou de mise en conformité
Charges de vacance locative	Non	Périodes où le logement reste inoccupé

Les cas particuliers qui posent le plus de questions

• Le gardien qui assure une seule mission : si le gardien se limite à l'entretien des parties communes sans sortir les poubelles (ou l'inverse), seuls 40 % de son salaire et de ses charges sociales sont récupérables — pas 75 %.
• Le remplacement d'un équipement en panne : un dépannage ponctuel de l'ascenseur ou de la chaudière (menue réparation) est récupérable ; le remplacement complet de l'équipement, lui, relève des grosses réparations et reste à votre charge.
• Les espaces verts en copropriété : l'entretien courant (tonte, taille, arrosage) est récupérable, mais le remplacement d'arbres ou d'arbustes d'ornement à la suite d'un aménagement paysager ne l'est pas.
• La vacance entre deux locataires : les charges courues pendant la période où le logement reste vide restent intégralement à votre charge, même si elles concernent des postes récupérables en temps normal.

Comment facturer correctement au quotidien

En pratique, cette liste sert à deux moments : au moment de fixer le montant de la provision mensuelle inscrite au bail, puis lors de la comparaison annuelle entre provisions versées et charges réelles, qui donne lieu au remboursement d'un trop-perçu ou à la réclamation d'un complément. Classez systématiquement chaque facture ou ligne du décompte de copropriété dans l'une des deux catégories de ce guide avant de l'intégrer à votre appel de charges.

Facturez vos charges en toute conformité avec Coziloc

Identifier manuellement le caractère récupérable ou non de chaque ligne d'un décompte de syndic est une source fréquente d'erreurs et de litiges avec les locataires. Coziloc automatise cette classification :

• Classification automatique à l'import : chaque poste du décompte de charges de la copropriété (ou chaque facture, hors copropriété) est rapproché de la liste du décret n°87-713 et étiqueté « récupérable » ou « non récupérable » sans intervention manuelle.
• Gestion des cas à pourcentage : le salaire du gardien ou de la concierge est ventilé automatiquement à 75 % ou 40 % selon les missions déclarées, sans calcul manuel.
• Appels de charges conformes : les avis d'échéance et quittances générés par Coziloc reflètent uniquement les provisions correspondant à des charges réellement récupérables.
• Traçabilité en cas de contestation : chaque classification reste consultable et modifiable, avec l'historique des justificatifs, pour répondre sereinement à un locataire qui demande le détail d'une ligne.

Facturez vos charges locatives en toute conformité, sans tableur ni classification manuelle. Créez votre compte Coziloc et importez votre premier décompte de charges dès aujourd'hui.