État des lieux de sortie : ce que le bailleur peut retenir

Un état des lieux de sortie mal préparé ne se paie pas le jour du rendez-vous. Il se paie un mois plus tard, quand il faut justifier chaque euro retenu sur le dépôt de garantie avec des pièces que personne n'a réunies. Le malentendu de départ est toujours le même : le document est traité comme une inspection, alors que c'est une comparaison. Il ne décrit pas l'état du logement, il établit l'écart avec l'entrée. La vétusté, le chiffrage et les délais découlent de ce point.

Un constat d'écart, pas un constat d'état

Un état des lieux de sortie n'a aucune valeur autonome. Écrire « mauvais état » à la sortie ne prouve rien si l'entrée ne dit rien. Ce qui fonde une retenue, c'est la différence entre deux documents, puis sa qualification. La sortie ne compense jamais la faiblesse de l'entrée.

Sans état des lieux d'entrée, la charge de la preuve bascule sur le locataire

En l'absence d'état des lieux d'entrée, l'article 1731 du Code civil présume que le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives et qu'il doit le rendre tel, sauf preuve contraire. La présomption joue donc en faveur du bailleur : c'est au locataire d'établir que le logement était déjà dégradé à son arrivée. Elle ne dispense pas pour autant le bailleur de prouver la réalité et le coût des désordres constatés à la sortie, car présumer un bon état initial ne chiffre aucune retenue.

Elle se retourne dans un cas précis. L'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 interdit de l'invoquer à la partie qui a fait obstacle à l'établissement de l'état des lieux ou à sa remise. Un bailleur qui a refusé ou empêché l'état des lieux d'entrée en perd le bénéfice : il lui revient alors de démontrer l'état antérieur, avec des pièces qu'il n'a pas. Le vrai moment de vigilance n'est donc pas la sortie, c'est l'entrée. La page sur l'état des lieux détaille les mentions qui le rendent opposable.

Ce qui rend deux états des lieux comparables

Deux documents ne se comparent que s'ils emploient le même vocabulaire, la même granularité et le même ordre de pièces. C'est une contrainte de forme, mais elle décide du fond.

• Inexploitable : « Séjour : bon état. »
• Exploitable : « Séjour, mur nord : peinture blanche mate, deux impacts de fixation rebouchés, aucune trace d'humidité, photo 4. »

La seconde permet de constater un écart six ans plus tard, la première ne permet rien. Photos datées, relevés de compteurs et clés remises complètent le constat.

Contradictoire, ou établi par commissaire de justice

L'état des lieux est établi contradictoirement et à l'amiable, lors de la remise puis de la restitution des clés, et remis à chaque partie. À défaut, il est établi par un commissaire de justice, sur l'initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié, selon un coût fixé par décret en Conseil d'État.

Ce partage n'est pas automatique. Le commissaire de justice doit aviser les deux parties au moins sept jours à l'avance, par lettre recommandée avec avis de réception. À défaut de ce délai de prévenance, celui qui a pris l'initiative supporte seul la totalité du coût (Cass. 3e civ., 26 octobre 2023, n° 22-20.183). Sept jours à réserver dans le calendrier de sortie.

Un document rédigé seul par le bailleur, même détaillé et photographié, n'est pas contradictoire pour autant.

Vétusté, réparation locative, dégradation : trois qualifications, trois payeurs

Chaque écart reçoit une qualification avant d'être chiffré. Il n'y en a que trois, et elles ne se paient pas par la même personne. C'est cette étape, pas le chiffrage, qui décide de la majorité des litiges.

La vétusté reste au bailleur

La vétusté est l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux et éléments d'équipement dont est constitué le logement (décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, article 4). La conjonction compte : le temps seul suffit, l'usage normal seul suffit, les deux causes ne se cumulent pas. Un équipement dégradé par le seul écoulement du temps dans un logement peu occupé relève donc de la vétusté aussi sûrement qu'un équipement usé par un usage intensif mais normal. Ce n'est pas une faute du locataire, c'est le fonctionnement d'un bien loué : peintures qui ternissent, joints qui jaunissent, sol qui se patine. La durée d'occupation est donc un paramètre du raisonnement.

Les réparations locatives restent au locataire

L'entretien courant et les menues réparations, dont la liste est fixée par décret, sont à la charge du locataire pendant tout le bail : joint de robinet, vitre cassée, flexible de douche, entretien annuel de la chaudière. Ils se retiennent sans dégradation spectaculaire, à condition d'être constatés au rendez-vous et chiffrés comme les autres.

La dégradation est ce qui excède l'usage normal

Un trou non rebouché, une brûlure, un revêtement arraché, un mur repeint dans une couleur non convenue, un équipement manquant. Le locataire répond des dégradations survenues pendant le contrat, sauf force majeure, faute du bailleur, ou fait d'un tiers qu'il n'a pas introduit dans le logement.

La grille de vétusté, l'outil qui désamorce le litige

Une grille de vétusté ne s'invente pas. C'est le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, pris en application de la loi ALUR et applicable depuis le 1er juin 2016, qui ouvre la possibilité : les parties peuvent convenir, dès la signature du bail, d'appliquer une grille choisie parmi celles ayant fait l'objet d'un accord collectif de location conclu conformément à l'article 41 ter de la loi du 23 décembre 1986, même si le logement ne relève pas du secteur régi par cet accord. Une grille issue d'un accord collectif local, conclu en application de l'article 42 de la même loi, est également recevable.

Le seul degré de liberté du bailleur est donc le choix de la grille, pas sa rédaction. La grille établie par la Commission nationale de concertation en est l'exemple le plus courant, et rien n'interdit de l'appliquer à un logement du parc privé. Une grille rédigée par le bailleur pour son propre usage, même annexée au bail et signée, s'expose à l'inverse à être écartée en cas de litige : le juge revient alors à l'appréciation au cas par cas, exactement la situation que la grille servait à éviter.

Ce qu'une grille définit

Le décret impose que la grille définisse au minimum, pour les principaux matériaux et éléments d'équipement, une durée de vie théorique et des coefficients d'abattement forfaitaire annuels.

Sans grille annexée au bail, la part imputable à la vétusté s'apprécie au cas par cas et, en cas de litige, c'est le juge qui la fixe.

Chiffrer une retenue : ce qui tient, ce qui ne tient pas

Les pièces qui font preuve

Une retenue ne se décrète pas, elle se documente. Ce qui tient : un devis daté, une facture, un bon de commande, adossés aux deux états des lieux et aux photos. Ce qui ne tient pas : une estimation à dire de bailleur, un forfait, une retenue d'« un mois de loyer pour travaux ». Le montant retenu est le coût de la remise en état après abattement de vétusté, jamais le prix du neuf.

Le dépôt de garantie n'est ni un plafond ni une pénalité

Ce n'est pas une pénalité de sortie : si les sommes justifiées sont inférieures au dépôt, le surplus revient intégralement au locataire. Ce n'est pas non plus un plafond : si le coût justifié dépasse le dépôt, le bailleur réclame la différence et peut appeler la caution lorsque le bail en comporte une. Les loyers et charges restant dus se déduisent au même titre, à la même condition d'être justifiés.

Exemple chiffré complet : un T2 rendu après six ans

Un T2 vide, loué 780 € par mois hors charges. Dépôt encaissé à l'entrée : 780 €, soit un mois de loyer. Bail signé en septembre 2020, clés rendues en septembre 2026, six années d'occupation complètes.

Le bail annexe une grille de vétusté issue d'un accord collectif de location, comme le décret du 30 mars 2016 le permet. Pour les deux postes concernés, elle prévoit : peintures, durée de vie théorique de sept ans, franchise d'un an, puis 15 % d'abattement par année ; sol souple ou stratifié, durée de vie théorique de dix ans, franchise de deux ans, puis 10 % par année. Ces valeurs illustrent le calcul, elles ne constituent pas un barème de référence : chaque grille d'accord collectif a les siennes, et seule celle qui figure au bail s'applique.

Trois écarts sont relevés à la sortie, photos de l'entrée à l'appui. Six fixations arrachées sur le mur nord du séjour, devis de remise en peinture à 640 €. Sol stratifié de la chambre rayé et gondolé sur 2 m², devis de remplacement à 480 €. Logement rendu non nettoyé, devis à 120 €. Un quatrième constat est écarté : les peintures de la cuisine sont défraîchies, sans dégradation caractérisée. Après six ans, c'est de la vétusté, elle reste au bailleur.

Le logement se situe dans un immeuble collectif. Le bailleur procède à un arrêté des comptes provisoire et conserve sur cette base une provision justifiée de 156 €, soit le plafond de 20 % du dépôt. L'état des lieux de sortie n'étant pas conforme à celui d'entrée, le délai est de deux mois. Le solde versé s'établit à 780 € de dépôt, moins 568 € de retenues justifiées, moins 156 € de provision, soit 56 €.

Après l'approbation définitive des comptes, la régularisation fait apparaître 90 € de charges restant dues pour la période occupée. Le bailleur les retient sur la provision et restitue les 66 € restants, dans le mois qui suit cette approbation : la provision de 20 % ne se conserve pas indéfiniment. Le locataire récupère au total 122 €, et chaque euro conservé est adossé à une pièce.

Sans qualification préalable ni grille, le même dossier aurait affiché 1 240 € de retenue, plus que le dépôt encaissé, et se serait effondré à la première contestation.

Le calendrier de la restitution et le coût d'un retard

Le point de départ est la remise des clés

Les délais courent à compter de la remise des clés, en main propre ou par lettre recommandée avec avis de réception, au bailleur ou à son mandataire. Ni la fin du préavis, ni la date du rendez-vous lorsque ces trois dates diffèrent. La mécanique du préavis est détaillée sur la page préavis de départ du locataire.

Le déclencheur du délai est la conformité des deux états des lieux, jamais l'existence d'une retenue. Un bailleur dont la sortie concorde avec l'entrée, mais qui doit imputer un arriéré de loyer, dispose d'un mois et non de deux. Se croire à deux mois parce qu'on opère une déduction, c'est déclencher la majoration de 10 % sans s'en apercevoir.

La majoration de 10 % par mois de retard commencé

« Par mois de retard commencé » signifie qu'un seul jour de dépassement vaut un mois entier. Sur le dossier ci-dessus, cela fait 78 € dès le premier jour, puis 156 € au deuxième mois, soit plus du quart de la retenue justifiée. Un bailleur qui tarde à réunir ses devis paie son retard, même quand ses retenues étaient légitimes.

En immeuble collectif, la provision pour charges

Les charges réelles ne sont connues qu'après l'approbation des comptes de l'immeuble, souvent longtemps après le départ. Le critère légal est le caractère collectif de l'immeuble, non son statut de copropriété : un bailleur propriétaire de tout un immeuble de rapport y a droit lui aussi. Il procède à un arrêté des comptes provisoire et peut conserver, lorsqu'elle est dûment justifiée, une provision plafonnée à 20 % du dépôt. Ce n'est donc pas une retenue forfaitaire de droit. Elle ne dispense pas de restituer le reste dans les délais, ni de produire le décompte par nature de charges, et la régularisation définitive intervient dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes. Le mécanisme complet est décrit dans le guide de la régularisation des charges.

Les erreurs qui coûtent le plus cher

1. Soigner la sortie et bâcler l'entrée. C'est l'erreur mère : une entrée expédiée, sans photo, aux mentions génériques, rend toute retenue fragile six ans plus tard.
2. Retenir un forfait. « Un mois de loyer pour remise en état » n'est pas une retenue, c'est une sanction que rien n'autorise.
3. Facturer le neuf. Un devis de 640 € pour repeindre une pièce peinte il y a sept ans ne se retient pas à 640 €. L'abattement n'est pas une faveur.
4. Confondre délai de restitution et délai d'obtention des devis. Les devis se demandent le jour de la sortie, pas trois semaines plus tard.
5. Oublier de demander la nouvelle adresse. C'est la seule cause légale d'exonération de la majoration, mais elle suppose que le retard découle réellement de l'adresse manquante, pas seulement qu'elle n'ait jamais été communiquée. Un bailleur qui connaissait l'adresse par ailleurs, ou qui a laissé filer le délai pour réunir ses devis, reste redevable.
6. Rédiger sa propre grille de vétusté. Une grille maison s'expose à être écartée : le décret n'autorise que le choix d'une grille issue d'un accord collectif, national ou local.
7. Ne pas tracer les travaux réalisés en cours de bail. Un logement repeint en quatrième année n'a pas six ans de vétusté sur ses peintures. Encore faut-il le prouver par une facture datée.

Ce que Coziloc prend en charge sur ce sujet

Sur ce sujet, Coziloc travaille sur la comparaison, pas sur la mémoire.

• L'état des lieux de sortie se construit à partir des lignes de l'entrée. Pour chaque élément, l'état constaté à l'entrée s'affiche en regard de l'état saisi à la sortie, description et propreté comprises. L'écart se lit, il ne se reconstitue pas.
• Les photos sont attachées à l'élément qu'elles documentent, pas à un dossier global, et restent consultables après la fin du bail.
• Compteurs, clés remises et observations des deux parties figurent dans le document et dans le PDF généré, conformément aux mentions du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016.
• Le rendez-vous se planifie avec le locataire depuis la plateforme, le document se signe électroniquement, puis s'archive signé.
• L'historique daté des interventions permet de discuter la vétusté poste par poste plutôt que de la subir.

Ce que Coziloc ne fait pas à votre place : décider qu'un désordre est une dégradation plutôt qu'une vétusté, ni choisir la grille à annexer au bail. Cette qualification appartient au bailleur, et elle décide de tout le reste. La page sur le dépôt de garantie reprend le détail des retenues admises et le calcul du solde.